Der genehmigte Personalschlüssel muss immer in der Kita vorhanden sein. Ab dem ersten Tag der Abwesenheit (z.B. durch Krankheit, Urlaub, Fortbildung, usw.) kann vertreten werden. Mehrarbeit, um eine Kolleg*in zu vertreten wird ausbezahlt. Ab 20 % fehlende Stunden muss mit entsprechenden Maßnahmen reagiert werden. Als Rechenhilfe für eine ausreichende Betreuung gilt die Fachkraft-Kind-Relation von 1 zu 10. Bei Kindern unter 3 Jahren gilt der Schlüssel 1 zu 5. Die Eltern sind so früh wie möglich über die getroffenen Maßnahmen zu informieren (Schreiben aushängen mit dem Vermerk „in Absprache mit dem Träger und auf Grund landesrechtlicher Regelungen“). Die Personalunterschreitungsmeldung geht über den Träger (pädagogische Gesamtleitung) zum zuständigen Jugendamt. In jeder Kita wird ein mit dem Jugendamt und dem Landesjugendamt abgestimmter Maßnahmenplan vorgehalten, der bei einer Personalunterschreitung einzuhalten ist.
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