Aufbewahrungsfristen

Alle personenbezogenen Daten werden durch die Leitung im Reißwolf vernichtet. Diese Unterlagen können gerne zu vorher bekannten Terminen im Trägerbüro metallfrei (d.h. ohne Tackernadeln oder Büroklammern) abgegeben werden.

Alle Aufzeichnungen werden so aufbewahrt, dass datenschutzrechtliche Bestimmungen eingehalten werden. Der Zugang zu den Aufzeichnungen ist entsprechend geregelt.
Alle Aufzeichnungen in der Einrichtung werden für folgende Zeiträume aufbewahrt:

Anwesenheitslisten = 10 Jahre = Reißwolf

Begehungsberichte = 5 Jahre = Papiermüll

Belehrung Infektionsschutzgesetz = 4 Jahre = Reißwolf

Berichte der Unfallkasse = 5 Jahre = Reißwolf

Bildungsdokumentation, Portfolio, Protokolle/ Entwicklungsgespräche, Beobachtungen /Beobachtungsbögen der Kinder = Bei Verlassen der Einrichtung sofortige Vernichtung = Reißwolf

Dienstpläne = 2 Jahre = Reißwolf

Einwilligungserklärungen für Fotos, usw. = 3 Jahre = Reißwolf

Essenslisten, Abrechnung Essensgeld = 5 Jahre = Reißwolf

Gruppentagebücher = 10 Jahre = Reißwolf

Hygienepläne = 5 Jahre = Papiermüll

Kinderakte, BetreuungsVerträge und dazugehörige Anlagen (z.B. Atteste, Gespräche, Notizen), Gruppentagebücher, Anwesenheitslisten = 10 Jahre nach Änderung bzw. Vertragsende = Reißwolf

Kinderakten mit Unterlagen zu Kindeswohlgefährdung, Medikamentenangaben = 30 Jahre = Reißwolf

Mehrpersonalanträge = 5 Jahre = Papiermüll

Meldungen Gesundheitsamt = 3 Jahre = Reißwolf

Mitarbeiterjahresgespräche = bis zum nächsten Gespräch; oder bei Ausscheiden der Leitung = sofortige Vernichtung = Reißwolf

Nachweise der Sprachförderkräfte = 5 Jahre = Reißwolf

Personalunterlagen des FSJ = bei Ausscheiden / Beendigung sofortige Vernichtung = Reißwolf

Personalunterlagen von Mitarbeiter*innen und Praktikanten*innen die ausgeschieden sind, wie z.B. Urlaubslisten, Arbeitszeiterfassungslisten und Fortbildungsnachweise, Zertifikate = nicht vernichten, unverzüglich an den Träger weiterleiten; bei Wechsel in andere Kita gehen die Unterlagen mit

Protokoll Listenvergleiche, Regionalkonferenzen, Dienstbesprechungen, Rundschreiben, Leitungskonferenzen
= 2 Jahre = Papiermüll

Protokolle der Elternausschusssitzungen = 5 Jahre = Reißwolf

Protokolle der Teamsitzung
= mind. 1 Jahr = Reißwolf

Rechnungsbelege
= werden im VWA verwahrt; vorhandene Kopien können jederzeit über den Papiermüll entsorgt werden; es gibt keine Fristen

Speisepläne und Temperaturlisten = ½ Jahr = Papiermüll

Unfallmeldungen von Kindern und Personal, Berichte der Unfallkasse = 5 Jahre = Reißwolf

Unterlagen über die Durchführung der Elternausschusswahlen = 2 Jahre = Reißwolf

Urlaub, Vertretungen und Dienstbefreiungen von einzelnen Mitarbeiter*innen, Urlaubspläne / Schließtage und Arbeitszeiterfassungslisten, Fortbildungsnachweise = 5 Jahre = Reißwolf

Verbandbuch = 5 Jahre = Reißwolf

Verträge mit externen Dienstleistern (z.B. Essensanbieter) = 5 Jahre nach Vertragsende = Papiermüll

Wickeldokumentation = 1 Jahr = Papiermüll

Zurück
Copyright ©2023