Aufbewahrungsfristen

Alle personenbezogenen Daten werden durch die Leitung im Reißwolf vernichtet. Diese Unterlagen können gerne zu vorher bekannten Terminen im Trägerbüro metallfrei (d.h. ohne Tackernadeln oder Büroklammern) abgegeben werden.

Alle Aufzeichnungen werden so aufbewahrt, dass datenschutzrechtliche Bestimmungen eingehalten werden. Der Zugang zu den Aufzeichnungen ist entsprechend geregelt.

Alle Aufzeichnungen in der Einrichtung werden für folgende Zeiträume aufbewahrt:

• Anwesenheitslisten = 10 Jahre = Reißwolf
• Begehungsberichte = 5 Jahre = Papiermüll
• Belehrung Infektionsschutzgesetz = 4 Jahre = Reißwolf
• Berichte der Unfallkasse = 5 Jahre = Reißwolf
  
• Bildungsdokumentation, Portfolio, Protokolle/ Entwicklungsgespräche, Beobachtungen /Beobachtungsbögen der Kinder = Bei Verlassen der Einrichtung sofortige Vernichtung = Reißwolf
• Dienstpläne = 2 Jahre = Reißwolf
• Einwilligungserklärungen für Fotos, usw. = 3 Jahre = Reißwolf
• Essenslisten, Abrechnung Essensgeld = 5 Jahre = Reißwolf
• Gruppentagebücher = 10 Jahre = Reißwolf
• Hygienepläne = 5 Jahre = Papiermüll
  
• Kinderakte, Betreuungs– Verträge und dazugehörige Anlagen (z.B. Atteste, Gespräche, Notizen), Gruppentagebücher, Anwesenheitslisten = 10 Jahre nach Änderung bzw. Vertragsende = Reißwolf
  
• Kinderakten mit Unterlagen zu Kindeswohlgefährdung, Medikamentenangaben = 30 Jahre = Reißwolf
  
• Mehrpersonalanträge = 5 Jahre = Papiermüll
• Meldungen Gesundheitsamt = 3 Jahre = Reißwolf
• Mitarbeiterjahresgespräche = bis zum nächsten Gespräch; oder bei Ausscheiden der Leitung = sofortige Vernichtung = Reißwolf
  
• Nachweise der Sprachförderkräfte = 5 Jahre = Reißwolf
• Personalunterlagen des FSJ = bei Ausscheiden / Beendigung sofortige Vernichtung = Reißwolf
• Personalunterlagen von Mitarbeiter*innen und Praktikanten*innen die ausgeschieden sind, wie z.B. Urlaubslisten, Arbeitszeiterfassungslisten und Fortbildungsnachweise, Zertifikate = nicht vernichten, unverzüglich an den Träger weiterleiten; bei Wechsel in andere Kita gehen die Unterlagen mit Protokoll Listenvergleiche, Regionalkonferenzen, Dienstbesprechungen, Rundschreiben, Leitungskonferenzen = 2 Jahre = Papiermüll
• Protokolle der Elternausschusssitzungen = 5 Jahre = Reißwolf
• Protokolle der Teamsitzung = mind. 1 Jahr = Reißwolf
• Rechnungsbelege = werden im VWA verwahrt; vorhandene Kopien können jederzeit über den Papiermüll entsorgt werden; es gibt keine Fristen
• Speisepläne und Temperaturlisten = ½ Jahr = Papiermüll
• Unfallmeldungen von Kindern und Personal, Berichte der Unfallkasse = 5 Jahre = Reißwolf
  
• Unterlagen über die Durchführung der Elternausschusswahlen = 2 Jahre = Reißwolf
  
• Urlaub, Vertretungen und Dienstbefreiungen von einzelnen Mitarbeiter*innen, Urlaubspläne / Schließtage und Arbeitszeiterfassungslisten, Fortbildungsnachweise = 5 Jahre = Reißwolf
• Verbandbuch = 5 Jahre = Reißwolf
  
• Verträge mit externen Dienstleistern (z.B. Essensanbieter) = 5 Jahre nach Vertragsende = Papiermüll
  
• Wickeldokumentation = 1 Jahr = Papiermüll