Alle personenbezogenen Daten werden durch die Leitung im Reißwolf vernichtet. Diese Unterlagen können gerne zu vorher bekannten Terminen im Trägerbüro metallfrei (d.h. ohne Tackernadeln oder Büroklammern) abgegeben werden.
Alle Aufzeichnungen werden so aufbewahrt, dass datenschutzrechtliche Bestimmungen eingehalten werden. Der Zugang zu den Aufzeichnungen ist entsprechend geregelt.
Alle Aufzeichnungen in der Einrichtung werden für folgende Zeiträume aufbewahrt:
Anwesenheitslisten = 10 Jahre = Reißwolf
Begehungsberichte = 5 Jahre = Papiermüll
Belehrung Infektionsschutzgesetz = 4 Jahre = Reißwolf
Berichte der Unfallkasse = 5 Jahre = Reißwolf
Bildungsdokumentation, Portfolio, Protokolle/ Entwicklungsgespräche, Beobachtungen /Beobachtungsbögen der Kinder = Bei Verlassen der Einrichtung sofortige Vernichtung = Reißwolf
Dienstpläne = 2 Jahre = Reißwolf
Einwilligungserklärungen für Fotos, usw. = 3 Jahre = Reißwolf
Essenslisten, Abrechnung Essensgeld = 5 Jahre = Reißwolf
Gruppentagebücher = 10 Jahre = Reißwolf
Hygienepläne = 5 Jahre = Papiermüll
Kinderakte, Betreuungs– Verträge und dazugehörige Anlagen (z.B. Atteste, Gespräche, Notizen), Gruppentagebücher, Anwesenheitslisten = 10 Jahre nach Änderung bzw. Vertragsende = Reißwolf
Kinderakten mit Unterlagen zu Kindeswohlgefährdung, Medikamentenangaben = 30 Jahre = Reißwolf
Mehrpersonalanträge = 5 Jahre = Papiermüll
Meldungen Gesundheitsamt = 3 Jahre = Reißwolf
Mitarbeiterjahresgespräche = bis zum nächsten Gespräch; oder bei Ausscheiden der Leitung = sofortige Vernichtung = Reißwolf
Nachweise der Sprachförderkräfte = 5 Jahre = Reißwolf
Personalunterlagen des FSJ = bei Ausscheiden / Beendigung sofortige Vernichtung = Reißwolf
Personalunterlagen von Mitarbeiter*innen und Praktikanten*innen die ausgeschieden sind, wie z.B. Urlaubslisten, Arbeitszeiterfassungslisten und Fortbildungsnachweise, Zertifikate = nicht vernichten, unverzüglich an den Träger weiterleiten; bei Wechsel in andere Kita gehen die Unterlagen mit
Protokoll Listenvergleiche, Regionalkonferenzen, Dienstbesprechungen, Rundschreiben, Leitungskonferenzen = 2 Jahre = Papiermüll
Protokolle der Elternausschusssitzungen = 5 Jahre = Reißwolf
Protokolle der Teamsitzung = mind. 1 Jahr = Reißwolf
Rechnungsbelege = werden im VWA verwahrt; vorhandene Kopien können jederzeit über den Papiermüll entsorgt werden; es gibt keine Fristen
Speisepläne und Temperaturlisten = ½ Jahr = Papiermüll
Unfallmeldungen von Kindern und Personal, Berichte der Unfallkasse = 5 Jahre = Reißwolf
Unterlagen über die Durchführung der Elternausschusswahlen = 2 Jahre = Reißwolf
Urlaub, Vertretungen und Dienstbefreiungen von einzelnen Mitarbeiter*innen, Urlaubspläne / Schließtage und Arbeitszeiterfassungslisten, Fortbildungsnachweise = 5 Jahre = Reißwolf
Verbandbuch = 5 Jahre = Reißwolf
Verträge mit externen Dienstleistern (z.B. Essensanbieter) = 5 Jahre nach Vertragsende = Papiermüll
Wickeldokumentation = 1 Jahr = Papiermüll
