Der Handlungsplan bei Personalausfällen ist in jeder einrichtungsspezifischen Konzeption der Einrichtung verankert. Er ist Teil des Betriebserlaubnisverfahrens des Landesjugendamtes für die Kindertagesstätte.
Die Erarbeitung erfolgte in jeder Einrichtung, unter Mitwirkung des Trägers und Anhörung des Elternausschusses. Die Einrichtungen sorgen für die Dokumentation der Anwesenheit der Kinder und des Personals in der Software Kita+. Der Träger wird zeitnah über personelle Ausfälle schriftlich informiert und diese werden an Stadt- und Landesjugendamt tagesaktuell gemeldet.
Der Handlungsplan sieht in einem mehrstufigen Verfahren, dass sich nach der Höhe der jeweiligen Personalunterschreitung aufgrund von Krankheit, Urlaub, Fortbildung usw. richtet, bestimmte einrichtungsbezogene und umzusetzende Maßnahmen vor, um die Ausfälle zu kompensieren. Die jeweiligen möglichen Maßnahmen sind abhängig von den tatsächlich anwesenden Kindern und von dem tatsächlich fehlenden Personal. Die Eltern werden bei Aufnahme des Kindes auf den Handlungsplan hingewiesen.
Bei geringen Personalausfällen ergreift die Kita Maßnahmen, die für die Familien nicht sicht- und spürbar sind:
Die Eltern werden umgehend per Aushang, Eltern- App, Email, Ansprache oder in Ausnahmefällen telefonisch von der Kita informiert, wenn folgenden Maßnahmen ergriffen werden, die sie betreffen:
Unter die Maßnahme „Hinzuziehen von Vertretungskräften (auch (Nicht-) Fachkräfte)“ fällt auch die Einbeziehung von Kräften, die sich in einer berufsbegleitenden Teilzeitausbildung zum/zur Erzieher/in (Duale Ausbildung) oder im letzten Ausbildungsjahr der Ausbildung zum/ zur Erzieher/in ( Anerkennungsjahr) befinden und zusätzlich bewilligt wurden. Diese Personen müssen nicht vertreten werden, können jedoch als Vertretungen in der Kita eingesetzt werden.
