Ausgaben über 300€ müssen vom Träger genehmigt werden, egal woher das Geld für die Anschaffung kommt. Bei Versicherungsfällen, in denen der Betrag bekannt ist, kann dieser über der angegebenen Summe liegen. Bestellung über ICOS oder Lebensmittelbeschaffungen sind davon nicht betroffen.
Vorschüsse können bis 600€ gewährt werden. Andere begründete höhere Vorschüsse können nach Absprache mit der theologischen Leitung abgezeichnet werden. Es ist nicht möglich, mehr als zwei Vorschüsse aus einem Bereich zu bekommen.
Schecks für Vorschüsse können durch den Träger verschickt werden. Es gibt hier unbedingt eine Vorlaufzeit von drei Werktagen zu beachten. Für die Verbuchung der Einnahme als Scheck wird hellgrünes Papier genutzt. Es ist unbedingt das Datum des Schecks einzutragen. Die entsprechende Quittung wird angeheftet.
Die Handkasse muss monatlich abgerechnet und an das Verwaltungsamt Speyer gesendet werden. Pro Haushaltsstelle (z.B. 5540 = Bastelmaterial) ist eine Seite zu nutzen. Die Belege werden entsprechend dahinter mit einer Büroklammer zusammengefasst. Die komplette Abrechnung wird dann in eine Sichthülle (= Hülle, die an der langen Seite links und unten geschlossen, an der rechten Seite und oben offen ist) gesteckt.
Das Restgeld ist nicht einzureichen, bevor die Abrechnung über den Träger bei der Verwaltung eingegangen ist. Hierbei sind die Bearbeitungszeiten zu bedenken. Der Vorgang bei der Einreichung der Abrechnung ist folgendermaßen:
Die Essensgeldeinzahlung erfolgt wie bei den Bareinzahlungen, das heißt, die Abschlagzahlungen sind mit entsprechender Angabe anzuweisen.
Abzeichnung: Zeichnungsberechtigt sind Frau Dekanin Kohlstruck und Herr Pfarrer Wolf.
Rechnungen: Diese sind gestempelt und sachlich richtig gezeichnet an das Verwaltungsamt in Speyer zu senden.
Der Auszahlungsbeleg für die Stundenzettel ist ebenfalls an das Verwaltungsamt zu senden.
Der Umgang mit Rechnungen:
Bei der Erstattung von Barvorlagen ist folgendes zu vermerken: „Erstattung an Frau / Herr XY“ unter Angabe der IBAN Nummer.
Bei allen Einzahlungen sind entsprechende Unterlagen und Formulare (USB Stick) zu nutzen. Manche Formulare können am PC bzw. auch manuell ausgefüllt werden. Eigene Vorlagen können genutzt werden, wenn sie mit den Vorlagen vergleichbar sind und vom Verwaltungsamt akzeptiert werden.
Bei den Sammelbelegen ist zu beachten, dass nichts in die Buchungszeile geschrieben wird. Entweder wird die Bezeichnung eingetragen oder die Haushaltsnummer oben links in die Ecke geschrieben.
Die Unterschrift bei „sachlich richtig und festgestellt“ erfolgt durch die Leitung bzw. Stellvertretung. Bei einem Vorschuss für die Hauswirtschaftskraft (HWK) ist es möglich, dass diese zusätzlich zur Leitung unterschreibt.
Fahrtkosten: Hierzu siehe Dienstfahrten. Die Fahrtkosten zu Fortbildungen werden über den Fortbildungsetat abgerechnet.
Parkgebühren: Diese können mit den Fahrtkosten abgerechnet werden. Wichtig dabei ist, den Anlass der Fahrt dazu zu schreiben.
Die Bareinzahlung erfolgt nur mit Kärtchen. Es darf KEIN BELEGSCHEIN sein.
Die virtuelle Kontonummer ist für die bargeldlosen Überweisungen anzugeben.
Spenden: Spendenquittungen sind im Trägerbüro (nach Möglichkeit ab 20€) anzufordern. Wenn eine Spendenbescheinigung ausgestellt wird, wird keine Quittung ausgestellt. Zur Ausstellung wird der Name, die Adresse, der Tag der Zuwendung, bei Gegenständen genaue Beschreibung/Bezeichnung benötigt. Barspenden müssen in der Handkasse verzeichnet werden.
Honorarkräfte: Die Rechnungen der Honorarkräfte (Sprache) nicht mit einem Rechnungsstempel versehen, da die Sprachförderkräfte beim Dekanat beschäftigt sind. Hier genügt der Stempel der Kita.
Formulare: Die Belege für die Ausgaben sind immer auf rosa Papier zu schreiben. Für die Einnahmen ist immer hellgrünes Papier zu benutzen. Auf die weißen Blätter (Abrechnung) wird alles übertragen. Diese Seite enthält den Stand der Kasse (Einnahme und Ausgabe).
Haushaltsjahr / Hauptmenü: Im Intranet (www.evkirchepfalz.de) unter „Verwaltung online“ weiter zu „Sachbuchauskunft“ kann das Hauptmenü / Haushaltsjahr der Kita eingesehen werden. Hierzu wird die Zahlenkombination, die auf dem Token erscheint, eingegeben.
Quittungen:
Jede Zahlung von Eltern (z.B. für Portfolio, Essensgeld…) ab 10 € ist sofort zu quittieren. Handelt es sich um eine Spende ist entsprechend eine Spendenquittung über das Trägerbüro anzufordern.
